Neste primeiro artigo vamos abordar a gestão de projetos como uma ferramenta para transformar as ideias e planos do AgroDistribuidor em ações. Será abordada a importância da gestão de projetos, quando ela deve ser adotada e suas principais características. O artigo apresenta ainda a importância do equilíbrio entre o escopo, tempo e recursos no planejamento de um projeto. No segundo artigo a ser publicado em breve, vamos abordar como conduzir uma gestão de projetos.
Muitas vezes ideias são colocadas em prática, mas não são finalizadas, ou levam mais tempo para serem terminadas do que inicialmente previsto. Em outros casos, os custos ultrapassam as estimativas iniciais e torna a ideia muito mais cara do que se previa. Por outro lado não é raro que o resultado final seja diferente do que foi idealizado inicialmente, gerando frustração e gastos extras. Neste artigo vamos expor uma ferramenta que pode ajudar na concretização de ideias e planos que o agrodistribuidor tem para a sua distribuição: a gestão por projetos!
Mas como identificar uma situação em que a gestão por projetos deva ser utilizada? Qualquer nova ideia ou plano deve ser conduzido na forma de gestão de projetos? Porque utilizar a gestão por projetos? Estas são as questões principais que iremos elucidar ao longo deste artigo. Num próximo artigo iremos explorar o COMO fazer a gestão por projetos.
De acordo com Project Managment Institute um projeto é um grupo de atividades designadas a produzir um produto, serviço ou resultado único, com a data de início e término determinada bem com os recursos necessários e escopo de trabalho definidos.
Um conceito inicial e extremamente importante para uma boa gestão por projetos é ter sempre em mente a tríade: Escopo, Tempo e Recursos ($). Estes três fatores estão intimamente ligados, e qualquer alteração em um, impacta no outro. Os três fatores são extremamente importantes para se fazer um bom planejamento de projeto e compreender os impactos da alteração em algum dos três fatores. Vamos a um exemplo prático:
A figura 1 apresenta a relação entre tempo, recurso e escopo. O lado temp? se refere ao tempo estimado para a conclusão do projeto, o lado escopo diz respeito ao que o projeto deve entregar como produto final e o lado recurso representa o montante de recursos que deve ser empregados para realizar o projeto.
Veja Figura 1 no arquivo em PDF
A falta de planejamento antes no início das atividades com consequente desequilíbrio entre o tempo planejado para trabalho, os recursos financeiros alocados e o escopo inicial pretendido é o principal motivo que leva à falha de projetos. Por tanto, a fase de planejamento é essencial para o sucesso de um projeto.
Pensando na tríade, podemos nos deparar às vezes com situações nas quais não dispomos dos recursos suficientes para concretizar todo o escopo do projeto no tempo estipulado. Uma alternativa nesta situação é mexer com os lados do triangulo.
A figura 2 apresenta a solução para o problema anunciado: por falta de recursos para executar todo o escopo do projeto no tempo estipulado, optou-se por manter o escopo, prolongando o tempo de execução do projeto. Com isso o custo de implementação do projeto foi reduzido devido à menor concentração de atividades.
Veja Figura 2 no arquivo em PDF
Quando criar uma equipe de projetos?
Uma dúvida recorrente que pode surgir em vários momentos é se devemos implantar uma equipe de projetos ou criar uma área nova na companhia para a condução das atividades. Para resolver este impasse temos que ter em mente as características de uma equipe de projetos e de uma área funcional da empresa:
Por tanto, devemos implantar uma equipe de projeto quando o conjunto de atividades propostas demanda uma equipe multidisciplinar, geralmente composta por profissionais de áreas que não se comunicam frequentemente na companhia. Também quando são atividades novas e não repetitivas com data de início e término bem definidas, opta-se pela criação de uma equipe de projetos. E por fim, quando são atividades que variam em volume e ritmo ao longo do tempo.
Neste artigo descrevemos o que é um projeto, conceitos básicos da gestão de projetos e quando a gestão por projetos deve ser adota. A gestão de projetos em si é dividida em cinco fases: concepção, planejamento, execução, controle, acompanhamento, e fechamento. No próximo artigo a ser publicado em breve vamos explorar como criar um plano de projeto e conduzir cada uma das cinco fases de um projeto.
*O autor é consultor da Uni.Business Estratégia e atua em projetos em agronegócios e distribuição de suprimentos agropecuários.
Para informações visite: www.unibusiness.org
Fernando De Cesare Kolya é Mestrando em Administração na FEA-USP e é Engenheiro Agrônomo pela ESALQ-USP-(E-mail: fernando.kolya@unibusiness.org).
Mas como identificar uma situação em que a gestão por projetos deva ser utilizada? Qualquer nova ideia ou plano deve ser conduzido na forma de gestão de projetos? Porque utilizar a gestão por projetos? Estas são as questões principais que iremos elucidar ao longo deste artigo. Num próximo artigo iremos explorar o COMO fazer a gestão por projetos.
De acordo com Project Managment Institute um projeto é um grupo de atividades designadas a produzir um produto, serviço ou resultado único, com a data de início e término determinada bem com os recursos necessários e escopo de trabalho definidos.
Um conceito inicial e extremamente importante para uma boa gestão por projetos é ter sempre em mente a tríade: Escopo, Tempo e Recursos ($). Estes três fatores estão intimamente ligados, e qualquer alteração em um, impacta no outro. Os três fatores são extremamente importantes para se fazer um bom planejamento de projeto e compreender os impactos da alteração em algum dos três fatores. Vamos a um exemplo prático:
A figura 1 apresenta a relação entre tempo, recurso e escopo. O lado temp? se refere ao tempo estimado para a conclusão do projeto, o lado escopo diz respeito ao que o projeto deve entregar como produto final e o lado recurso representa o montante de recursos que deve ser empregados para realizar o projeto.
Veja Figura 1 no arquivo em PDF
A falta de planejamento antes no início das atividades com consequente desequilíbrio entre o tempo planejado para trabalho, os recursos financeiros alocados e o escopo inicial pretendido é o principal motivo que leva à falha de projetos. Por tanto, a fase de planejamento é essencial para o sucesso de um projeto.
Pensando na tríade, podemos nos deparar às vezes com situações nas quais não dispomos dos recursos suficientes para concretizar todo o escopo do projeto no tempo estipulado. Uma alternativa nesta situação é mexer com os lados do triangulo.
A figura 2 apresenta a solução para o problema anunciado: por falta de recursos para executar todo o escopo do projeto no tempo estipulado, optou-se por manter o escopo, prolongando o tempo de execução do projeto. Com isso o custo de implementação do projeto foi reduzido devido à menor concentração de atividades.
Veja Figura 2 no arquivo em PDF
Quando criar uma equipe de projetos?
Uma dúvida recorrente que pode surgir em vários momentos é se devemos implantar uma equipe de projetos ou criar uma área nova na companhia para a condução das atividades. Para resolver este impasse temos que ter em mente as características de uma equipe de projetos e de uma área funcional da empresa:
Por tanto, devemos implantar uma equipe de projeto quando o conjunto de atividades propostas demanda uma equipe multidisciplinar, geralmente composta por profissionais de áreas que não se comunicam frequentemente na companhia. Também quando são atividades novas e não repetitivas com data de início e término bem definidas, opta-se pela criação de uma equipe de projetos. E por fim, quando são atividades que variam em volume e ritmo ao longo do tempo.
Neste artigo descrevemos o que é um projeto, conceitos básicos da gestão de projetos e quando a gestão por projetos deve ser adota. A gestão de projetos em si é dividida em cinco fases: concepção, planejamento, execução, controle, acompanhamento, e fechamento. No próximo artigo a ser publicado em breve vamos explorar como criar um plano de projeto e conduzir cada uma das cinco fases de um projeto.
*O autor é consultor da Uni.Business Estratégia e atua em projetos em agronegócios e distribuição de suprimentos agropecuários.
Para informações visite: www.unibusiness.org
Fernando De Cesare Kolya é Mestrando em Administração na FEA-USP e é Engenheiro Agrônomo pela ESALQ-USP-(E-mail: fernando.kolya@unibusiness.org).